متابعة حالة الفواتير وردود الهيئة
كل فاتورة بيع تعتمدها في YousrERP تُرسل تلقائيًا إلى الهيئة. في هذه الصفحة نوضح لك كيف تتابع حالة الفاتورة، وماذا تعني الردود التي تصلك، وأين تجد التفاصيل.
أين تجد حالة الفاتورة؟
- افتح أي فاتورة بيع معتمدة
- ابحث عن قسم ZATCA Additional Fields (قسم أضافه تطبيق KSA Compliance)
- ستجد المعلومات التالية:
| المعلومة | ماذا تعني |
|---|---|
| ZATCA Status | حالة الفاتورة لدى الهيئة |
| ZATCA UUID | رقم مرجعي فريد تصدره الهيئة لكل فاتورة مقبولة |
| رمز QR | يظهر في نسخة الطباعة — يمكن مسحه للتحقق من الفاتورة |
| ملف XML | الملف الذي أُرسل للهيئة — يمكنك الاطلاع عليه أو تحميله |
| تاريخ ووقت الإرسال | متى أُرسلت الفاتورة بالضبط |
معاني حالات الفاتورة
| الحالة | المعنى | المطلوب منك |
|---|---|---|
| لم تُرسل | الفاتورة لم تغادر النظام بعد. قد تكون مسودة أو في انتظار الدفعة المجمعة. | اعتمد الفاتورة أو انتظر الإرسال المجدول. |
| بانتظار الرد | أُرسلت الفاتورة والهيئة لم ترد بعد. هذا وضع طبيعي مؤقت. | انتظر دقيقة أو دقيقتين ثم تحقق مرة أخرى. |
| مقبولة | قبلت الهيئة الفاتورة وتم تخليصها. كل شيء تمام. | لا يوجد أي إجراء مطلوب. |
| مقبولة مع تنبيهات | الهيئة قبلت الفاتورة لكن هناك ملاحظات بسيطة (حقول اختيارية ناقصة مثلاً). | راجع التنبيهات لاحقًا لكن لا تقلق — الفاتورة سليمة. |
| مرفوضة | رفضت الهيئة الفاتورة لوجود خطأ. | تحتاج لمعرفة السبب وإصلاحه. دليل معالجة الرفض هنا. |
| خطأ تقني | خلل فني منع وصول الفاتورة (مشكلة اتصال أو شهادة). | راجع سجل التعاملات لتعرف السبب بالضبط. |
الرقم المرجعي (UUID) — ما أهميته؟
الـ UUID هو بصمة الفاتورة لدى الهيئة. هذا الرقم:
- يظهر على الفاتورة المطبوعة
- موجود داخل رمز QR
- يمكن استخدامه للاستعلام عن الفاتورة في بوابة الهيئة
- يثبت أن هذه الفاتورة تم تخليصها رسميًا
رمز QR — ماذا يحتوي؟
عند طباعة الفاتورة، يظهر رمز QR في أسفلها. لو قام أي شخص بمسح الرمز (مثلاً مندوب الهيئة أو العميل)، سيظهر له:
- الرقم الضريبي للبائع
- تاريخ ووقت الفاتورة
- إجمالي المبلغ شامل الضريبة
- قيمة ضريبة القيمة المضافة
- الرقم المرجعي (UUID)
- بصمة تشفيرية تؤكد عدم العبث بالفاتورة
كيف ترى ملف XML المُرسل؟
- افتح الفاتورة
- في قسم ZATCA Additional Fields اضغط View XML
- يظهر لك الملف كاملاً بصيغة UBL 2.1 (الصيغة المعتمدة من الهيئة)
- يمكنك تحميله بصيغة ملف بالضغط على Download XML
- مفيد لمراجعة التفاصيل أو مشاركته مع الدعم الفني
ماذا عن وضع الإرسال المجمع؟
إذا كنت تستخدم الإرسال على دفعات:
- افتح صفحة ZATCA > E-Invoicing Sync
- تظهر لك قائمة الفواتير المنتظرة والتي تم إرسالها
- يمكنك الضغط على Sync Now لبدء الإرسال فورًا دون انتظار الموعد المجدول
نصائح للمتابعة اليومية
- راجع لوحة متابعة الفوترة يوميًا للتأكد من خلوها من الفواتير المرفوضة
- إذا وجدت فاتورة مرفوضة، لا تؤجل معالجتها — راجع السبب وأصلحه في نفس اليوم
- تأكد أن جميع فواتير اليوم ظهرت بحالة "مقبولة" قبل نهاية الدوام
- احتفظ بنسخ احتياطية دورية من ملفات XML للفواتير المهمة