التعامل مع الفواتير المرفوضة

عندما ترفض الهيئة فاتورة، يصلك سبب الرفض بالضبط. في أغلب الأحوال يكون السبب بسيطًا وتصحيحه سهل. هذا الدليل يشرح لك كل حالة رفض، سببها، وكيف تصلحها.

أول خطوة: اعرف سبب الرفض

1. افتح الفاتورة المرفوضة
2. بجانب حقل ZATCA Status ستجد رسالة توضح السبب
3. لمزيد من التفاصيل: افتح سجل التعاملات وابحث عن نفس الفاتورة

حالات الرفض الأكثر شيوعًا وحلولها

١. أخطاء الرقم الضريبي

٢. أخطاء في بيانات الفاتورة

٣. أخطاء الشهادات

الخطوة الثانية: أصلح الخطأ

1. بعد ما عرفت السبب، افتح الفاتورة المرفوضة
2. اضغط Amend (تعديل)
3. سيُنشئ النظام نسخة جديدة من الفاتورة
4. أصلح الخطأ (صحح الرقم الضريبي، أضف العنوان الناقص، عدل المبلغ...إلخ)
5. اعتمد الفاتورة المعدلة
6. ستُرسل تلقائيًا للهيئة مرة أخرى

الخطوة الثالثة: تأكد من الحل

• تحقق أن الفاتورة الجديدة ظهرت بحالة مقبولة
• تأكد من ظهور الرقم المرجعي (UUID)
• اطبع الفاتورة وتأكد من ظهور رمز QR

ماذا لو عندك أكثر من فاتورة مرفوضة بنفس السبب؟

لا تعدل كل فاتورة على حدة. الأفضل:

1. أصلح المشكلة من جذرها — مثلاً حدث رقم ضريبة القيمة المضافة في ملف العميل
2. افتح سجل التعاملات وابحث عن كل الفواتير المرفوضة
3. عدل كل فاتورة وأعد إرسالها

• بهذه الطريقة تضمن أن الفواتير المستقبلية لن تتكرر فيها نفس المشكلة

كيف تتجنب الرفض من البداية؟

• تأكد من صحة الرقم الضريبي لكل عميل جديد — ١٥ رقم، يبدأ بـ ٣
• أكمل بيانات عنوان منشأتك وعناوين العملاء (الشارع، المدينة، الرمز البريدي)
• تابع تاريخ انتهاء شهادة CSID من لوحة المتابعة
• جرّب دائمًا في Sandbox قبل الإنتاج

متى تحتاج للدعم الفني؟

تواصل مع فريق الدعم عبر helpdesk.botsolutions.tech في الحالات التالية:

• نفس المشكلة تتكرر رغم تصحيحك لها
• رسالة الخطأ غير واضحة أو تقنية بحتة
• أخطاء في إنشاء ملف XML
• الشهادة لا تتجدد رغم إعادة التهيئة
• فشل الإرسال المجمع لعدد كبير من الفواتير

عند التواصل، أرفق:

• اسم منشأتك
• أرقام الفواتير المتأثرة
• رسالة الخطأ كما تظهر في السجل
• لقطة شاشة للخطأ

مواضيع ذات صلة

• متابعة حالة الفواتير
• سجل التعاملات
• لوحة متابعة الفوترة